Contenuto

• stadi
• Parte 1 Composizione della lettera
• Parte 2 Trova il tono giusto
• Parte 3 Avere il formato giusto

In questo articolo: Composizione della lettera Trova il tono giusto Informazioni sul formato giusto Riferimenti

Indipendentemente dal tipo di attività che svolgi, esprimere la tua gratitudine ai tuoi clienti non può che rafforzare la relazione che li unisce e incoraggiarli a tornare da te quando necessario. Ogni lettera di ringraziamento dovrebbe essere unica, quindi non esiste un modello, ma ci sono istruzioni da seguire e tenere a mente per dargli il suo carattere speciale. Continua a leggere se vuoi scoprire come scrivere una lettera in cui esprimi ai tuoi clienti quanto li apprezzi.

stadi

Parte 1 Composizione della lettera

1. 
   

   
   Scrivi correttamente il nome del cliente. Molti studi di mercato si sono rivelati inefficaci nel caso in cui il nome del cliente non sia stato digitato correttamente. È essenziale assicurarsi che il nome della persona a cui stai scrivendo sia scritto senza errori, nella parte superiore della tua lettera.

2. 
   

   
   Annota i motivi della tua lettera di ringraziamento. Sii il più specifico possibile. Dire qualcosa come "grazie per il tuo acquisto" è fantastico, ma è ancora meglio se specifichi che tipo di acquisto è e come è andato. Personalizzando questa relazione con il tuo cliente, ti farà tornare da te.
   • È il tuo turno di essere il più grato possibile. Potrebbe essere saggio ricordare un dettaglio della conversazione che hai avuto con il tuo cliente.
   • Evita di dare una svolta alla tua lettera che renderebbe la tua lettera di ringraziamento una lettera standard inviata a centinaia di clienti.

3. 
   

   
   
   
   Includi alcune righe sul monitoraggio dei tuoi clienti. Una lettera di ringraziamento è un buon modo per porre alcune domande per assicurarsi che il cliente consideri le proprie esigenze soddisfatte. Una buona assistenza clienti aiuta a mantenere i clienti e aumenta la base dell'azienda. Non devi essere troppo coinvolto nella tua lettera di ringraziamento facendo seguito al cliente, ma l'attenzione che presti alla soddisfazione dei suoi bisogni è una buona parte del servizio che gli dai.
   • Indica che speri che sia soddisfatto del suo acquisto e che rimani a sua disposizione se ha domande da farti.
   • Chiedi al tuo cliente se c'è qualcosa che puoi fare per renderlo più soddisfacente.

4. 
   

   
   Scrivi il tuo segno. È sempre utile presentare il nome dell'azienda, il logo o altre informazioni sulla lettera di ringraziamento. Ciò migliora la visibilità dell'azienda.
   • Se scrivi la tua nota di ringraziamento su una carta, assicurati di menzionare il nome della tua azienda.
   • Se la tua nota è scritta su una carta intestata, anche il logo della tua azienda sarà visibile, non è necessario menzionarlo nel corpo della lettera.
   • Se scrivi la tua nota di ringraziamento via e-mail, il logo della tua azienda dovrebbe apparire sotto la tua firma.

5. 
   

   
   
   
   Usa la formula di cortesia corretta. Deve essere conforme alla relazione stabilita con il cliente e al personaggio che desideri dargli. Ad esempio, "sinceramente", che a volte è formale, può essere sostituito da "tuo" o da qualsiasi altra formula che sembri appropriata. Altre formule sono comunemente usate dalle aziende per dare alla loro posta un tocco più personale.

6. 
   

   
   Firma la lettera in un modo scritto a mano. Se possibile, firmare con la mano. Le grandi aziende hanno spesso difficoltà a rendere la loro posta più personale. Anche una firma elettronica è spesso migliore di un nome semplicemente digitato, perché conferisce alla lettera un carattere più privato.

Parte 2 Trova il tono giusto

1. 
   

   
   Resisti alla tentazione di "vendere" di nuovo i tuoi servizi. Scrivi una lettera di ringraziamento per l'acquisto effettuato dal tuo cliente. L'oggetto non è quello di farti pubblicità. Supponi di avere una relazione stabilita con il tuo cliente e di fargli sentire il loro posto in quanto tale.
   • Frasi come "speriamo di fare affari di nuovo con te" suonano come spot pubblicitari. Dimenticateli! Non dire ciò che non diresti a un semplice conoscente.
   • Non includere un prodotto pubblicitario, una menzione delle vendite imminenti o qualsiasi cosa che assomigli a una pubblicità.

2. 
   

   
   Invia la lettera con un vero francobollo. Anche se invii dozzine di lettere, è meglio non usare una macchina per poster. È un modo per dire che questa lettera di ringraziamento è una delle dozzine e che il cliente non si sentirà così speciale. In effetti, potrebbe significare che la tua lettera finirà sulla pila di lettere da gettare.

3. 
   

   
   Scrivi l'indirizzo sulla busta a mano se puoi. Più questa lettera è personalizzata, più il tuo cliente la apprezzerà. Se non hai il tempo di farlo da solo, chiedi a qualcuno di farlo per te. Anche se non sei la persona che scrive l'indirizzo stesso, il cliente sarà impressionato nel vedere una calligrafia.

4. 
   

   
   Fornisci i tuoi dati di contatto per essere contattato ed essere aperto alla comunicazione. Assicurati che il tuo numero di telefono e indirizzo siano visibili nella tua corrispondenza e incoraggia il cliente a contattarti se lo desidera o ne ha bisogno. Se ti chiama, sii pronto a rispondere ai suoi bisogni.

Parte 3 Avere il formato giusto

1. 
   

   
   Scrivi la lettera a mano. Stampare una lettera standard è come inviare un annuncio al tuo cliente. Piuttosto che sentirsi apprezzati e speciali, l'effetto atteso potrebbe essere contro ciò a cui si sta mirando. Pianifica di scrivere una nota di ringraziamento a mano.
   • Se hai troppe lettere di ringraziamento da scrivere, chiedi aiuto ai tuoi dipendenti. Vale davvero la pena di descrivere queste lettere singolarmente.
   • Se non è possibile descrivere una nota a mano, trova un modo per personalizzarla. Per lo meno, il nome del cliente e la tua firma manoscritta dovrebbero apparire su ogni lettera di ringraziamento.
   • In alcuni casi, potrebbe essere appropriato descrivere una lettera di ringraziamento via e-mail, piuttosto che scritta a mano. Questo è appropriato quando la relazione con il cliente è stabilita. La chiave è assicurarsi che sia personalizzato e sincero. Se la tua e-mail può essere confusa con un annuncio, invia una nota scritta a mano.

2. 
   

   
   Scegli una carta per la tua lettera di ringraziamento. Biglietti di ringraziamento o biglietti da visita sono entrambi appropriati per una lettera di ringraziamento. Se hai solo poche parole da scrivere, una bella carta scelta in carta darà al tuo cliente l'impressione di essere speciale. In caso contrario, utilizzare una carta a grana spessa con il titolo stampato dell'azienda.
   • Evita la solita e classica carta per una lettera di ringraziamento.
   • Scegli un biglietto di ringraziamento che si adatterebbe in qualsiasi situazione. Se il tuo bizzarro è eccentrico o divertente, è di moda scegliere una carta colorata che rappresenta l'immagine che vuoi dare alla tua attività. Evita di usare carte con immagini inappropriate o impersonali.

3. 
   

   
   Prendi in considerazione l'invio di un regalo. Se desideri andare oltre grazie al tuo cliente, puoi inviargli un piccolo regalo con la tua lettera. Questo non è necessario, ma per alcuni clienti è talvolta saggio. Questo dono deve essere piccolo e utile. Può essere rappresentativo dei servizi resi o può essere qualcosa che non è correlato alla tua attività ma rimane professionale.
   • Idee per piccoli regali: un segnalibro, magneti, pasticceria, una t-shirt o un buono regalo.
   • Il regalo non deve superare i 25-50 €. Alcune aziende attualmente hanno una politica che proibisce loro di accettare regali costosi.